W świecie zdominowanym przez cyfryzację, technologia ERP (Enterprise Resource Planning) nie jest już luksusem, ale koniecznością. Jest to system, który pomaga firmom optymalizować procesy biznesowe, osiągając efektywność i produktywność na o wiele wyższych poziomach. Celem artykułu jest maksymalne przybliżenie tematu systemu ERP początkującym.
Definicja i funkcje systemu ERP
Źródło: Canva
Kiedy po raz pierwszy zetknęliśmy się z pojęciem „system ERP”, co ono dla nas rzeczywiście oznaczało? Czy od razu wiedzieliśmy, co kryje się za tym skrótem? ERP, który jest skrótem od ang. „Enterprise Resource Planning”, to nic innego jak zintegrowane oprogramowanie do zarządzania każdym zagadnieniem związanym z działalnością przedsiębiorstwa. Począwszy od procesów biznesowych, które są podstawą każdej firmy, przez produkcję różnego rodzaju towarów czy usług, aż po niezbędne do funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa finanse, system ERP jest w stanie zintegrować różne działy i procesy, czyniąc zarządzanie firmą prostsze, bardziej efektywne i skuteczne.
Z tą technologią przekraczamy jedynie produkcję i zarządzanie, a odnajdujemy się w wysoce funkcjonalnym świecie, gdzie każdy moduł systemu ERP jest ważny jak połączenie w wielkim zegarze. Kompletna integracja i współpraca pomiędzy nimi jest kluczowa, aby osiągnąć skoordynowane i efektywne funkcjonowanie firmy.
System ERP to nie tylko oprogramowanie. To także zespół projektowy, który wspiera proces wdrożeniowy i pomaga w dostosowaniu funkcji systemu do potrzeb przedsiębiorstwa. W Polsce wybór systemu ERP może być kluczowy, ze względu na rozległy rynek dostawców oprogramowania klasy ERP, wśród który poznać możemy takie giganty jak Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Jak wybrać system ERP?
Wybór odpowiedniego systemu ERP w dużej mierze zależy od konkretnych potrzeb i celów biznesowych firmy. Należy mieć na uwadze takie czynniki jak: rozmiar firmy, branża, budget, potrzeby użytkowników końcowych a nawet przyszłe plany. Szeroki wachlarz dostępnych na rynku rozwiązań ERP stanowić może spore wyzwanie w selekcji optymalnej opcji, stąd też kluczową kwestią jest wykonanie gruntownej analizy przed podjęciem decyzji.
Wybór systemu ERP to zadanie, które wymaga przemyślanych i świadomych decyzji, gdyż optymalne wdrożenie tego rodzaju systemu nie jest możliwe bez zrozumienia szerokiego spektrum różnorodnych, jednak kluczowych czynników. Musimy tu wziąć pod uwagę przede wszystkim konkretną strategię firmy oraz procesy biznesowe, które w niej zachodzą, a także zapewnić, że system ERP będzie w stanie spełnić konkretne potrzeby funkcjonalne, jakie niesie ze sobą specyfika danej branży i charakter działania przedsiębiorstwa.
W tym kontekście warto zaznaczyć, że nie istnieje coś takiego jak „jedno rozwiązanie pasujące do wszystkich”. Każda firma jest bowiem inna, posiada swoją unikalną strukturę funkcjonowania, swoje własne, indywidualne procesy biznesowe oraz specyficzne wymagania, związane z jej codziennym działaniem. Stąd, wybór systemu ERP musi być świadomym działaniem, opartym na gruntownej analizie potrzeb przedsiębiorstwa.
Metodyka wdrażania systemu ERP w przedsiębiorstwie
Wdrażanie ERP w firmie to skomplikowany proces i wymaga zastosowania odpowiedniej metodyki. Inaczej mówiąc, potrzeba planu projektowego, który będzie przewodnikiem przez proces wdrożeniowy. Metodyka zakłada, że implementacja oprogramowania to nie tylko kwestia techniczna, ale też proces zmian w firmie, obejmującego również procesy zarządzania.
Etap wdrożenia systemu zależy także od jego skomplikowania oraz dostosowania do specyfiki przedsiębiorstwa. Niezależnie od konkretnych rozwiązań wdrożeniowych, istotnym etapem jest zawsze testowanie systemu. Podczas tej fazy użytkownicy końcowi mają możliwość wypróbowania funkcjonalności systemu, a zespół projektowy zyskuje możliwość wprowadzenia niezbędnych korekt.
Proces wdrożenia ERP – od planowania do uruchomienia
Wdrażanie systemu ERP dokonuje się poprzez szereg etapów, które są fundamentalne dla całego procesu. Te etapy obejmują:
- Planowanie: Definiowanie celów biznesowych, które ma wspomóc nowy system ERP. Określanie zasobów potrzebnych do realizacji wdrożenia. Wyznaczanie zespołu projektowego i doboru odpowiednich konsultantów ERP.
- Implementacja: Migracja danych z istniejącego systemu do nowego systemu ERP. Szczegółowe testowanie wszystkich elementów systemu, aby upewnić się, że wszystko funkcjonuje jak należy. Przygotowanie przyszłych użytkowników systemu do wykorzystania nowych funkcjonalności systemu.
Każdy z tych etapów jest niezbędny, aby zapewnić, że system ERP jest prawidłowo wdrożony i może przynosić oczekiwane korzyści dla firmy.
Optymalizacja systemu ERP po wdrożeniu
Po pierwszym wdrożeniu systemu, niezbędna jest faza optymalizacji, która obejmuje dostosowanie systemu do rzeczywistych potrzeb firmy. Dzięki stałemu monitorowaniu i analizie działań w nowym systemie ERP można na bieżąco wprowadzać poprawki zwiększające jego efektywność.
Dobrze zaplanowany i przeprowadzony proces implementacji ERP to inwestycja, która szybko zwraca się przez usprawnienie i przyspieszenie procesów biznesowych. Przy właściwym wykorzystaniu ERP staje się mocnym narzędziem wspomagającym rozwój firmy.
Zakończenie
System ERP, o ile jest sprawnie implementowany i skutecznie wykorzystywany, ma znaczny wpływ na poprawę efektywności przedsiębiorstwa. Kluczem do sukcesu jest nie tylko trafny wybór, ale także sprawnie przeprowadzony proces wdrożeniowy oraz następowanie za zasadą ciągłej optymalizacji i dostosowywania systemu do bieżących potrzeb i tendencji na rynku. To dlatego każdy, kto pragnie odnieść sukces na rynku, powinien dołożyć wszelkich starań, aby poznać i w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje ERP.
